Po kilku latach pełnienia funkcji skarbnika hufca mam poczucie, że całkiem nieźle orientuję się w zasadach finansowych obowiązujących w moim hufcu. Nie mogę powiedzieć tego samego o innych hufcach. Mam pewną pobieżną wiedzę an temat tego jak działają finanse pozostałych hufców naszej chorągwi, jednak przez cały czas mojej pracy instruktorskiej na funkcji skarbnika nie udało mi się poznać innych modeli działania księgowości na poziomie hufca. Być może nie szukałem bardzo aktywnie, być może skarbnicy rzadziej dzielą się swoimi doświadczeniami na polu szerszym niż własny hufiec. W każdym razie nie natrafiłem na wiele tekstów podejmujących tematykę tego jak można pracować z finansami hufca. Po części dlatego zdecydowałem się napisać ten krótki artykuł opisujący jak mają się sprawy gospodarcze w hufcu Warszawa-Ochota.

Zacznę odrobiną historii. Obowiązujący w naszym hufcu model działania finansów przez lata borykał się z dwoma istotnymi problemami. Pierwszym z nich było znaczące obciążenie czasowe osoby pełniącej funkcję skarbnika. Powodowało to z jednej strony dość szybki spadek entuzjazmu do pełnienia tej funkcji a z drugiej powstawanie zaległości i błędów w naszej księgowości. Drugi problem był częściowo powiązany z pierwszym. Mianowicie, brakowało osób dobrze orientujących się w księgowości hufca. Obciążony bieżącymi rozliczeniami skarbnik nie miał czasu pracować z następcą. Ponadto, samodzielny model pracy skarbnika nie sprzyjał pracy z osobami, które potencjalnie mogłyby po nim przejąć funkcję. Nie bez znaczenia pozostawał fakt, że osób potencjalnie zainteresowanych funkcją zwyczajnie brakowało. Nie było zbyt wielu chętnych gotowych podjąć się tak czasochłonnej funkcji. Jednocześnie sprawy finansowe były postrzegane jako skomplikowane i trudne do nauczenia się. Z tego względu na zjazdach hufca zazwyczaj występował problem z nakłonieniem kogoś do podjęcia się funkcji. Zawsze jednak ktoś się zgadzał, następnie bardzo ciężko pracował przez kilka lat i liczył dni do kolejnego zjazdu. Po drodze oczywiście powstawały różnorakie zaległości i pomyłki finansowe.

Kilka lat temu druh Jakub Wojtaszczyk wyszedł z inicjatywą zmiany tego niezdrowego systemu i zaproponował zawiązanie zespołu finansowego hufca, którego funkcjonowanie mogłoby odpowiedzieć na dwa największe problemy naszej hufcowej księgowości. W założeniu zespół taki składa się z dwóch kasjerów, jednej osoby nadzorującej ich pracę (nazywanej księgowym) i skarbnika. Kasjerzy organizują dyżury w budynku hufca (zazwyczaj raz w tygodniu), przyjmują na nich faktury i wpłaty, wydają zaliczki. Zadaniem księgowego jest odpowiednie przeszkolenie merytoryczne kasjerów jak również przygotowywanie i dostarczanie miesięcznych raportów kasowych do księgowości w Chorągwi. Skarbnik dba o odpowiednie przygotowanie księgowego do tych zadań jak również przekazuje dokumenty bankowe, aby księgowy mógł je złożyć z resztą raportu. Ponadto skarbnik planuje całość funkcjonowania finansów hufca, przygotowuje i wdraża jego budżet i nadzoruje opłacanie składek w hufcu.

Do tej pory wszystkie zadania zespołu finansowego przedstawione powyżej ciążyły na jednej osobie. Dzięki nowej organizacji pracy udało się znacznie lepiej rozłożyć kompetencje finansowe i tym samym istotnie zmniejszyć obciążenie skarbnika. W tym układzie skarbnik może skupić się na strategicznym myśleniu o pieniądzach hufca. Czas skarbnika, który ten model pozwala zaoszczędzić, można było przeznaczyć na wprowadzenie korzystnych zmian w finansach hufca. Wśród przykładów można wymienić reformę budżetowania jednostek czy też zawiązanie kapitału żelaznego w postaci funduszu inwestycyjnego.

Zazwyczaj zespół finansowy pracuje też z 1-2 stażystami. Są to osoby, które pomagają kasjerom w czasie dyżurów i z czasem zaczynają samodzielnie pełnić te funkcje. Często stażyści pracują w zespole w ramach realizacji swojej próby przewodnikowskiej. Praca w zespole sprzyja naturalnemu przekazywaniu wiedzy i umiejętności. Skarbnik pracuje z księgowym przygotowując go do ewentualnego przejęcia funkcji skarbnika, księgowy opiekuje się kasjerami spośród których zazwyczaj wyłania się kolejny księgowy i wreszcie kasjerzy przekazują swoje doświadczenie stażystom, którzy często decydują się pozostać w zespole po zakończeniu stażu. Dzięki takiej organizacji pracy udaje się w sposób naturalny przekazywać umiejętności związane z finansami hufca. Ponadto, ten model pracy zapewnia nam dobry przepływ informacji na temat stanu rozliczeń naszego hufca w chorągwi. Wiedza o naszych rozliczeniach w sposób ciągły znajduje się w zespole jako całości a nie skupia się jedynie w osobie skarbnika. Dzięki temu przy każdej zmianie skarbnika nie trzeba odtwarzać wszystkich szczegółów rozliczeń.

Prócz samego modelu pracy zespołem finansowym istotne też są narzędzia, którymi się posługujemy i które również ułatwiają funkcjonowanie finansów w hufcu. Takim podstawowym narzędziem jest nasz internetowy system księgowy. Pozwala on nam prowadzić ewidencję dokumentów i operacji księgowych, do której dostęp mają wszyscy członkowie zespołu jak również kadry poszczególnych jednostek naszego hufca. Pomaga nam to w wyjaśnianiu wszelkich nieścisłości rozliczeniowych zarówno w naszych wewnętrznych hufcowych rozliczeniach jak również w dokumentacji, którą składamy do chorągwi. Nasz system jest otwarty na inne hufce chorągwi, kilka z nich nawet go już stosuje. Jeżeli jakiś skarbnik jest zainteresowany wprowadzeniem takiego systemu w swoim hufcu to zapraszam do kontaktu. Innym ważnym narzędziem w pracy zespołu jest stale uzupełniany zestaw pytań i odpowiedzi finansowych znajdujący się w materiałach na stronie hufca. Opisujemy tam poszczególne procedury obowiązujące w naszym hufcu (i czasem również chorągwi) i w miarę pojawiania się nowych pytań uzupełniamy dokument o kolejne zagadnienia.

Nasz hufiec jest relatywnie mały (ok. 300 osób) i opisane przeze mnie rozwiązania zostały sprawdzone w takiej właśnie skali. Warto też nadmienić, że większość rozliczeń dokonujemy przy pomocy gotówki. Ponadto, każda z naszych jednostek podstawowych dysponuje swoimi środkami finansowymi. Wyobrażam sobie, że dla większych hufców zaproponowane rozwiązania wymagałyby większej liczby kasjerów lub kasjerów przydzielonych do konkretnych środowisk. Tacy kasjerzy mogliby zbierać dokumenty i raz w miesiącu przekazywać je do księgowego w celu przygotowania dokumentacji. Być może w wypadku większych hufców praktyczne byłoby również posiadanie więcej niż jednego księgowego by zbytnio nie przeciążać tego ogniwa zespołu. W wypadku hufców rozliczających się przeważnie przy pomocy przelewów można rozważyć przydzielenie księgowym uprawnień do wpisywania przelewów w banku. Takie przelewy mogłyby być zatwierdzane przez skarbnika aby uniknąć poważnych pomyłek, ale jednocześnie to nie skarbnik by musiał być odpowiedzialny za rozumienie szczegółów rozliczeń poszczególnych środowisk. Kwestia tego czy to drużyny czy szczepy lub środowiska są dysponentami środków finansowych wydaje się nie mieć dużego znaczenia z punktu widzenia naszego modelu. Podobnie narzędzia, którymi się posługujemy (w tym system księgowy) można bez problemu dostosować do innego poziomu zarządzania pieniędzmi.

Funkcje gospodarcze są nierozłącznym elementem pracy naszej organizacji jednak często są odbierane jako bardzo czasochłonne, wymagające specjalistycznej wiedzy i nieatrakcyjne. Niemniej bez ich obsadzenia trudno nam funkcjonować. Wydaje mi się, że opisany przeze mnie i wdrożony w naszym hufcu model pracy zespołowej z finansami jest w stanie uczynić funkcje gospodarcze bardziej atrakcyjnymi dla naszych kadr. Zespół pozwala rozłożyć pracę na kilka osób. Pozwala również w przystępny sposób zdobyć wiedzę finansową wielu osobom tym samym rozbijając nieco mit, iż praca z finansami wymaga skomplikowanych umiejętności. Wreszcie, znacznie sympatyczniej jest robić rzeczy razem niż być sam na sam ze stertą papierów.

phm. Krzysztof Szczepaniak

Skarbnik hufca Warszawa-Ochota w latach 2011-2017

krzysztof.szczepaniak@zhp.net.pl